Bir şirketin en önemli kaynağı çalışanlarıdır. Güçlü bir iş gücünü elinde tutabilen şirketler büyümeye, gelişmeye devam ederken; bunu başaramayan şirketlerin en iyi ihtimalle yerinde saydığı görülmektedir.

İş gücünü elde tutmak için en iyi stratejilerden biri, işe alım sürecini doğru yönetmeyi sağlayacak uygulamaları benimsemektir.

İşe alım, iş ilanının hazırlanıp yayınlanmasıyla başlayıp, yeni çalışanın dahil olduğu deneme süresinin bitimine kadar devam eden bir süreçtir. İnsan kaynaklarının yapısı gereği en önemli süreçlerinden biri olan işe alım sürecinde, adaylar arasından seçim ve mülakat aşamaları her ne kadar önemli olsa da, yeni çalışanın iş teklifini kabul etmesinden sonrasına yoğunlaşıp, bu süreci verimli kılacak bazı uygulamalara değiniyor olacağız.

Efektif Bir İşe Alım Planı Yapmalısınız

İşe alım sürecini en verimli kılan şey, izlenecek adımların planlanmış olması ve işe alım deneyiminin her yeni çalışan için istikrarlı olması adına sürecin standart hale getirilmesidir.

İşe alıma özel, yeni çalışanlar için uygulanan prosedürler ve alışılmış uygulamaların olması önemlidir. Şirket içi işleyişle ilgili sorularını sorabileceği ve şirkete sosyal anlamda uyum sağlamasına yardımcı olabilecek bir rehber atanması, buna örnek olarak gösterilebilir.

Dikkat edilmesi gereken, yeni çalışanın ne yapması gerektiği ile ilgili soru işaretleri olduğunda dönüp bakabileceği dokümanlar, direktifler ve soru sorabileceği insanların olmasıdır.

İşe Başlamadan Önceki Süreç

Yeni çalışana bir “Hoşgeldin” maili atılmalı. Bu mailde şirketi tanıtan bilgilerin yanı sıra, işte kullanacağı sistemlere erişirken ihtiyacı olabilecek kullanıcı adı ve şifreler bildirilmelidir.

Diğer çalışanların aşina olması adına, ilk gününden önce yeni çalışanı, rolünü ve hangi takımla/bölümle çalışacağını şirket genelinde duyurmak gerekir.

Yeni çalışanınız ilk gününü belge imzalayarak ya da birilerinin onun için hazırlaması gereken şeyleri bekleyerek geçirmemelidir. İşe girişin yapılması için teslim etmesi gereken evraklar ve imzalaması gereken sözleşmeler için çalışanın ilk iş gününden önce bir tarih belirlenmeli, evrak işleri çalışan işe başlamadan halledilmelidir.

Bunların yanı sıra, yeni çalışanın diğer çalışanlarla tanışması için ilk iş gününü beklemek artık şart değil. Online toplantılar düzenlenerek, takımı ve bölümüyle tanışabilir, daha işe başlamadan iş arkadaşlarıyla ilişki kurabilir.

Çalışanın İlk İş Günü

Çalışanın ilk iş gününde, oryantasyon ve deneme süreçlerinin nasıl işleyeceği detaylıca anlatılmalıdır. Üstleneceği sorumluluklar, ondan beklenenler etraflıca konuşulmalıdır. Şirket prosedür ve politikaları gereği sorumlu olduğu maddelerin gösterilmesi, aklına takılabilecek soruların cevaplanması önemlidir.

Çalışanın masasının hazır olması ve eğer şirket bunları çalışana sağlıyorsa: bilgisayar, iş telefonu gibi elektronik araçların önceden hazırlanması çalışanın hiçbir şey yapmadan oturduğu süreyi kısaltıp ilk gününü çok daha verimli kılacaktır.

İnsan Kaynakları ve çalışanın dahil olduğu takım ve bölüm sorumluları çalışana ilgi göstermeli. İşe başlayacağı şirkete duyurulmuş olsa bile, diğer çalışanlarla tanıştırılmalı.

İşe yeni başladığı günlerde sosyalliği teşvik etmek üzere takım etkinlikleri organize edilebilir, ya da önceden belirlenmiş rehberiyle yemeğe çıkabilir.

“Şirkete hoşgeldin!” demek için verilecek bir hediye kiti de çalışanın gözündeki marka değerini yükseltmeye ve markaya olan bağlılığını oluşturmaya yardımcı olacaktır.

Oryantasyon ve Şirket İçi Eğitim

Oryantantasyon için bir planınız varsa, yeni çalışanlar bu süreci rahat geçirir. Çünkü olabilecek en kötü şey çalışanın oryantasyonuna yardımcı olması gereken kişilerin ne yapması gerektiğini bilmemesidir.

Yalnız inisiyatife dayalı girişimlerde süreç her seferinde farklı işleyebileceğinden, çalışanlar arasında oryantasyon süreci farklılıklarına yer vermeyecek ortak bir deneyim sağlamak önemlidir.

Kanunen belirlenmiş (iş sağlığı ve güvenliği, vb.) eğitimlerin yanı sıra; şirketin tanıtılması; organizasyon yapısının, çalışma şeklinin ve şirket içi işleyişlerin anlatılması; şirkette kullanılan sistemlerin ve bilgisayar programlarının gösterilmesi; yapılan işler ve bunları etkileyen süreçlere değinilmesi gibi konulara yoğunlaşmış bir eğitim programı çalışan için yararlı olacaktır. Çalışanın rolünü ilgilendiren özelleştirilmiş eğitimler vermek de unutulmamalıdır.

Yeni çalışanın şirket işi işleyişlere uyum sağlayabilmesi ve kullanılan programlara, yürütülen süreçlere aşina olabilmesi için eğitim süreci çok önemlidir. Verilecek şirket içi eğitimlerin güncel ve anlaşılır olması gerekir. Eğitimlerin özelliklerinin yanında, onlara ayrılacak süre de önemlidir. Yeni çalışanların henüz oryantasyonları ve eğitimleri tamamlanmadan rollerinin gerektirdiği sorumluluklarla buluşturmak stresli olabilir. En azından ilk haftayı oryantasyon ve eğitime ayırmak yararlı olacaktır.

Role Hazırlık

Yeni çalışana rolünün kapsamının hatırlatılması ve iş teklifini kabul etmeden önce konuşulmuş olsa da, ondan beklenenlerin tekrar belirtilmesi oluşabilecek yanlış anlamaları ve işe yeni başlamanın getirebileceği gerginliğin önüne geçebilir.

Deneme süresi boyunca yeni çalışana verilebilecek bazı görevler ve hedefler üzerine alacağı sorumluluklara hazırlanması ve şirket içi işleyişlere alışabilmesi için faydalı olacaktır.

Deneme sürecinin gidişatını kontrol etmek için yeni çalışanla sık sık görüşülmesi, toplantılar yapılması, hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyacı olan şeylerin bu toplantılar akabinde sağlanması, bu sürecin çok daha kontrollü ilerlemesini sağlayacaktır.

Planlı Bir İşe Alım Sürecinin Şirketinize Katacakları

Unutmamalıyız ki; çalışan deneyimli olsa bile, yeni bir işe başlamanın stres yaratan yönleri olabilmektedir. Yeni bir ortama, yeni çalışma arkadaşlarına alışmak gibi sosyal yönleri; yeni bir rolün gerektirdiği sorumlulukları üstlenmek, belki de daha önceki iş deneyimlerinde karşılaşılmamış durumlarda bulunmak gibi profesyonel yönleri vardır. Çalışanı rahat hissettirebilmek önemlidir.

Çalışanın kendini düzgün işleyen, kafa karışıklığının olmadığı bir işe alım sürecinde bulması, şirkete olan güveninin artmasına ve yeni işiyle ilgili sahip olabileceği soru işaretlerinin azalmasına yardımcı olacaktır.

Çoğunluk işe girdiği ilk aylarda ayrılmayı tercih ediyor. Bu süreçlerin verimli şekilde yönetilebilmesi, çalışanların ilk aylarda işten ayrılma oranını %80’e yakın* düşürmekte, şirketlere daha uzun soluklu, stabil iş ilişkileri kazandırabilmektedir.