Verimliliğin geleceği artık daha fazla çalışmaktan ziyade, operasyonel yükü en aza indirmekle ilgili. Google da bu yaklaşımı destekleyen en güçlü otomasyon çözümlerinden birini duyurdu: Google Workspace Studio.

Şu anda Gemini Alpha programı kapsamında kullanıma sunulan Google Workspace Studio, Google’ın ajan tabanlı (agentic) ve yapay zeka odaklı çalışma vizyonunun bir sonraki evrimini temsil ediyor. Google Workspace Studio, yalnızca bir otomasyon aracı olmanın ötesinde; Gmail, Drive, Docs, Chat, Forms ve Calendar genelinde çalışan akıllı bir orkestrasyon katmanı sunuyor. Eğer Workspace uygulamalarınızın birbiriyle konuşmasını, görevleri planlamasını, içgörüler çıkarmasını ve sizin adınıza harekete geçmesini dilediyseniz, işte şu an dileğinizin gerçekleştiği an.

Google Workspace Studio, Gemini’ın çok adımlı iş akışlarını saniyeler içinde kurguladığı, tamamen doğal dil etkileşimli ve kodsuz bir ekosistemdir. Apps Script yok. Cloud Project yok. Yapılandırılacak bağlayıcılar yok. Sadece akışı tanımlayın ve hayata geçsin.

Temel Kavramlar: Tetikleyiciler (Starters), Adımlar (Steps) ve Değişkenler (Variables)

Google Workspace Studio sadece bir otomasyon aracı değil. Gemini destekli, bağlamsal ve muhakeme temelli iş akışlarına geçiş anlamına geliyor. Bu zekanın kaynağında ise üç temel yapı taşı yer alıyor: Tetikleyiciler (Starters), Adımlar (Steps) ve Değişkenler (Variables). Bu bileşenler, basit tetikleyicileri tek satır kod yazmadan çok adımlı, yapay zeka destekli iş süreçlerine dönüştürüyor.

Gelin, bu kavramları Google Workspace Studio’yu kullanmak kadar sezgisel bir şekilde ele alalım:

Bileşen	Amaç	Örnekler
Tetikleyiciler (Starters)	Her iş akışı, Google Workspace Studio’ya “Tamam, başlayalım” diyen bir Starter ile başlar. Bu, iş akışınızın giriş noktasıdır; süreci başlatan kıvılcım görevini görür.	Belirli bir kişiden ya da belirli bir konuya veya içeriğe sahip bir e-postanın alınması Zamanlanmış tetikleyiciler (günlük, haftalık veya özel zamanlama) Bir Google Calendar etkinliği veya toplantı hazırlık tetikleyicisi Bir Google Space içinde @bahsedilmek Google Forms üzerinden bir form gönderimi Bir Space’e mesaj gönderilmesi Birinin bir Space’e katılması
Adımlar (Steps)	Starter tetiklendiğinde, aksiyonlar sırasıyla gerçekleştirilir.	Bir CRM kaydı oluşturma Bir Chat Space’e mesaj gönderme Bir ekip arkadaşına DM gönderme Bir Google dokümanını taslak olarak oluşturmak veya güncelleme E-postaları kategorize etmek ve etiketleri yönetme Drive’a dosya kaydetmek veya klasör oluşturma Gemini’dan araştırma yapmasını, analiz etmesini veya içerik üretmesini isteme
Değişkenler (Variables)	Adımlar arasında bağlamı taşıyan veri katmanıdır.	Girdi Değişkenleri: Kullanıcı tarafından manuel olarak girilen veriler (e-posta adresi, zaman damgası, özel Gemini istemi) Çıktı Değişkenleri: Bir adım tarafından döndürülen veriler, örneğin e-posta göndereni veya çıkarılan form içeriği Dinamik Değişkenler: Yalnızca çalışma zamanında bilinen, değişken sorular ve yanıtlar içeren formlar için ideal Özel Kaynaklar: Kendi yapılandırılmış veri paketleriniz. Örnek: isim + e-posta + şirket + gerekçe içeren bir “Yeni Potansiyel Müşteri” kaynağı.

💡 Google Workspace Studio’daki değişkenler hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoyu izleyin:

Daha Akıllı Google Workspace Studio Akışları Oluşturmak için İpuçları

1. Tetikleyicilerle Değil, “İş Anlarıyla” Düşünün

Tetikleyiciler en iyi, yeni bir potansiyel müşteri, bir destek e-postası, bir form gönderimi gibi gerçek anlar etrafında tasarlandığında çalışır. Google Workspace Studio’yu klasik bir otomasyon aracından ayıran, onu bir karar motoruna dönüştüren unsur da budur.

2. Önce Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirin

Basitten başlayın: Ekibinizin her gün tekrar ettirdiği yönlendirme, güncelleme, bildirim gibi işleri otomatikleştirin. Ardından bu adımların üzerine Gemini’ı ekleyerek duygu analizi yapmasını, alanları çıkarmasını veya yanıt üretmesini sağlayın. Bu yaklaşım, mevcut yapıları yeniden inşa etmeye gerek kalmadan daha hızlı şekilde kazanım elde etmenizi ve zekanın zamanla derinleşmesini sağlar.

3. Değişkenleri Akışınızın Hafızası Gibi Kullanın

Değişkenler, kimin e-posta attığı, ne gönderildiği, hangi dosyanın yüklendiği gibi bağlamları adımlar arasında taşır. Bunları bilinçli kullanın ve potansiyel müşteriler veya onay süreçleri gibi tekrar eden senaryolar için Özel Kaynaklar (Custom Resources) oluşturun.

4. Sadece Kusursuz Akışları Değil, İstisnaları da Planlayın

Akışınızın habersizce bozulmaması için koşullar, doğrulamalar ve yedek mesajlar ekleyin. İyi bir akış, işler planlandığı gibi gitmediğinde de ne yapacağını bilir.

5. Daha Hızlı Prototipleme için Doğal Dil İstemlerini Kullanın

Gemini’a ne istediğinizi sade bir dille anlatın ve akışı oluşturmasını sağlayın. Adımları daha sonra iyileştirebilirsiniz. Bu, hızlı demolar ve testler için idealdir.

6. Önemli Noktalarda İnsanları Sürecin İçinde Tutun

Onaylar, yasal uyumluluk adımları ve müşteriyle yüz yüze içerikler, insan kontrolünün değer kattığı alanlardır. Geri kalan her şeyi otomatikleştirin.

7. Küçük Başlayın, Sonra Kurum Genelinde Yaygınlaştırın

Bir ekip seçin. Zorlayıcı tek bir iş akışını otomatikleştirin. Öncesini ve sonrasını gösterin. Bu başarıyı, organizasyon genelinde yaygınlaştırmak için bir referans olarak kullanın.

8. Google Workspace Studio’yu Bir Şirket İçi Ürün Gibi Ele Alın

Dokümante edin, paylaşın ve geliştirin. Google Workspace Studio akışları tek seferlik çözümler değil, uzun vadeli varlıklardır.

Yapay Zeka Süper Güçleri: Gemini ve Ajan Tabanlı Muhakeme

Google Workspace Studio’nun gerçekten oyunun kurallarını değiştiren noktası burasıdır. Sadece “otomasyon” değil, ajan tabanlı yapay zeka ile güçlendirilmiş; yani düşünebilen, bağlamı anlayan, yorumlayan ve işi yetkin bir ekip arkadaşı gibi yürütebilen bir otomasyon elde edersiniz.

Bu yeteneğin merkezinde, Workspace genelinde yerleşik yapay zeka ajanınız olarak görev yapan Gemini yer alır. Bu derin entegrasyon, Google Workspace Studio’yu geleneksel otomasyon yaklaşımlarından net biçimde ayırır. Katı kurallara veya sabit kodlanmış mantığa dayanmak yerine, öğrenen bir modelin muhakemesinden faydalanır. Bu sayede iş akışları bağlamı anlar, duruma uyum sağlar ve akıllı yanıtlar üretir. Gemini sürece dahil olduğunda, iş akışlarınız yalnızca görevleri yerine getirmez, stratejik kararlar alır.

Yapay Zeka Adımı / Özelliği	Açıklama	Kullanım Senaryoları
Gemini’ye sorma (Ask Gemini)	Muhakeme, analiz, araştırma veya içerik üretimi için genel amaçlı yapay zeka adımı.	Gelen e-postaları özetleme, teklifleri değerlendirme, bir konuyu araştırma ve özel yanıt üretme.
Gem ekleme (Add a Gem)	Belirli istemler, alan bilgisi veya politika, ürün dokümantasyonu ya da marka kılavuzları gibi iç bağlamlarla eğitilmiş özelleştirilmiş bir yapay zeka uzmanına (Gem) bağlanır.	Destek Ajanı: Bir Gem, müşteri taleplerini onaylı tekliflerle karşılaştırır ve politikaya uyumlu bir yanıt taslağı hazırlar. Marka Kontrolü: Tüm pazarlama taslaklarının belirli marka tonu yönergelerine uygun olmasını sağlar.
Gemini ile kategorize etme / Duygu analizi yapma (Categorize with Gemini / Sentiment Analysis)	Mesajları veya yanıtları kategorize eder ve önceliklendirir, aciliyeti belirler ve duygu analizi yapar. Önceliklendirme ve operasyonel yönetim için idealdir.	İç operasyon ve dış iletişim önceliklendirmesi, müşteri desteği, geri bildirim yönetimi, operasyon iş akışları.
Veriyi ayrıştırma (Extract)	Dağınık, yapılandırılmamış içeriği temiz ve kullanılabilir değişkenlere dönüştürür. Değişkenleri tanımlarsınız ve Gemini’a bunları nasıl bulacağını tarif edersiniz, Gemini ise sonraki adımlar için yapılandırılmış veri üretir.	Bir form yanıtındaki uzun bir paragraftan etkinlik adı, müşteri sorunu özeti, aciliyet seviyesi, iş gerekçesi, ürün SKU’su ayrıştırıp iş akışı genelinde yeniden kullanabilirsiniz.
Özetleme (Summarize)	E-posta zincirleri veya toplantı notları gibi uzun içerikleri kısa özetlere dönüştürür. Girdi olarak bir değişken (örneğin bir e-posta zinciri) kullanır ve çıktı uzunluğu ile odağını ayarlamak için istem talimatları verebilirsiniz.	Günlük özetler: “Dünden okunmamış e-postaları özetle”. Toplantı Hazırlığı: Detaylara, katılımcılara ve ek dosyalara göre yaklaşan toplantıları özetleme.
Karar verme (Decide)	Mantık temelli kararlar almak için ajan tabanlı muhakemeden yararlanır. Bu özellik, Gemini’ın “problemler üzerinde muhakeme yapmasına” ve bir mesaj veya doküman içinde belirli kriterlerin karşılanıp karşılanmadığını tespit etmesine olanak tanır.	Aksiyon Maddesi Tespiti: Gelen bir e-postayı analiz ederek bir aksiyon gerektirip gerektirmediğini (örneğin bir talep, görev veya son tarih) belirler. Bir aksiyon maddesi tespit edilirse, otomatik olarak takip etme (Follow Up) etiketi uygular ve yüksek öncelikli bir bildirim tetikler.

Temel Workspace Uygulama Aksiyonları: Neleri Otomatikleştirebilirsiniz?

Google Workspace Studio, Google’ın tüm ekosistemi genelinde otomasyon sunar:

Uygulama	Otomatikleştirebilecekleriniz
Gmail	E-postaları kategorize etmek, etiket eklemek veya kaldırmak ve e-posta göndermek (yanıt taslağı oluşturmak dahil).
Google Drive	Yeni bir klasör oluşturmak, bir klasörü etiketlemek, dosyaları Drive’a kaydetmek.
Google Chat & Spaces	DM göndermek, bir Space’e gönderi paylaşmak. Chat, @bahsedildiğinizde veya biri mesaj gönderdiğinde tetikleyici olarak da kullanılabilir.
Google Docs	Bir doküman oluşturmak, içeriği güncellemek.
Google Calendar	Toplantı oluşturmak, katılımcı eklemek. Calendar, toplantı hazırlığı veya zamanlama tetikleyicilerini başlatmak için de kullanılabilir.
Google Sheets	Bir e-tabloyu güncellemek.
Gemini Actions	Gemini’a sormak (yapay zeka muhakemesi, araştırma, içerik üretimi), Gemini ile kategorize etmek, bilgi çıkarmak, duygu analizi yapmak, e-postaları/geri bildirimleri özetlemek, aksiyon maddelerini tespit etmek ve içerik oluşturmaya yardımcı olmak.

Tüm bu yapı taşları bir araya geldiğinde; uçtan uca süreç orkestrasyonu, müşteri desteği, İK talepleri, satış operasyonları, pazarlama iş akışları, proje yönetimi, oryantasyon ve daha fazlası mümkün hale gelir.

İlk Akışınızı Nasıl Oluşturursunuz?

Google, otomasyon oluşturmak için üç yol sunar:

1. Gemini AI (En Basit Yol)

Gemini ile sohbet etmeniz yeterli: “Yöneticimden bir e-posta aldığımda yüksek öncelik (High Priority) etiketi ekle ve Chat’te bana bir özet gönder.” Gemini sizin için tetikleyiciler, adımlar, değişkenler dahil olmak üzere ajanı oluşturur. Siz sadece detayları iyileştirirsiniz.

2. Şablonlar (Yaygın Kullanım Senaryoları için En Hızlı Yol)

Discover sekmesi altında aşağıdaki gibi hazır akışlar bulabilirsiniz:

• Haftalık ekip güncelleme özetleri
• Yönetici bildirimleri
• Müşteri talepleri için otomatik önceliklendirme
• Toplantı hazırlık iş akışları

Sadece yapılandırın ve etkinleştirin.

3. Sıfırdan Oluşturma (İleri Seviye Kullanıcılar için)

1. Ajan oluşturucuyu açın.
2. Yeni bir akış oluşturun.
3. Ajanınıza isim verin.
4. Bir tetikleyici seçin.
5. Adımları ekleyin ve değişkenleri bağlayın.
6. Doğrulayın ve etkinleştirin.

Google Workspace Studio, yayına almadan önce izinleri ve bağlantıları kontrol eder. Ve işte bu kadar, süreciniz artık otomatik pilotta çalışır.

🌟 Google Workspace Studio’da bir akış oluşturmayı öğrenmek için aşağıdaki videoyu izleyin:

Google Workspace Studio Neden Önemli?

Google Workspace Studio, katı kurallara dayalı otomasyondan muhakeme temelli iş akışlarına, süreçleri kendiniz yazmaktan doğal dilde tarif etmeye, tek adımlı aksiyonlardan çok adımlı, yapay zeka destekli iş süreçlerine geçişi temsil eder. Workspace’in bir araç setinden aktif, akıllı bir ekip arkadaşına evrilmesinin temelini atar.

İşinizi Ajan Tabanlı Otomasyon ile Güçlendirin

Google Workspace Studio tekil bir özellik olmanın çok ötesindedir; ekibinizin her zaman istediği akıllı otomasyonlarla günlük uygulamalarınız arasındaki eksik halkadır. Google Workspace Studio, bunların tamamını Workspace içinde entegre olarak sunar. Bu, yapay zeka tarafından orkestre edilen, tamamen otomatik iş yapış biçimlerinin başlangıcıdır.

Google’ın yapay zeka ekosisteminin nasıl iş akışlarınızı sadeleştirebileceğini, operasyonlarınızı modernize edebileceğini ve organizasyon genelinde gerçek ajan tabanlı verimliliğe ulaşmanızı sağlayabileceğini öğrenmek için bizimle iletişime geçin.