Doğru üretkenlik ve işbirliği altyapısını seçmek, KOBİ’ler için kritik stratejik kararların başında gelir. Bu seçim, ekibinizin nasıl işbirliği yaptığını, verileri nasıl güvence altına aldığını ve nihayetinde üretkenliğini belirler. 2025’te tartışılan sadece Word ve Docs farkı değil; bulutun sadeliği ile masaüstünün gücü arasındaki fark ve daha da önemlisi, yapay zeka entegrasyonu ve fiyatın öngörülebilirliğidir.

Kartaca, bir Google Workspace Premier İş Ortağı olarak, alışılagelmiş pazarlama söylemlerinin ötesine geçerek ihtiyacınız olan platform karşılaştırmasını ve tarafsız uzmanlığı sunar. En büyük endişelerinizin genellikle gizli maliyetler, veri taşıma zahmeti ve ekibiniz için kullanım kolaylığı olduğunun farkındayız.

Bu yazıda, işletmenizin ihtiyaçlarına hangisinin daha iyi yanıt verdiğini anlamanıza yardımcı olmak için önde gelen iki platformu işbirliği, iletişim, depolama maliyetleri, güvenlik ve yapay zekanın sağladığı değer gibi KOBİ’lerin öncelik verdiği konular açısından kapsamlı biçimde inceleyeceğiz.

1. Temel Üretkenlik ve İşbirliği

“Ekibim belgeler üzerinde verimli bir şekilde birlikte çalışmakta zorlanıyor, bu da versiyon kontrolü sorunlarına yol açıyor.”

Temel fark, iki seçeneğin tasarım felsefelerinde yatmaktadır.

                                                                                                                                         

Özellik	Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)	Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint)
Birincil Erişim	Bulut tabanlı (Tarayıcı Öncelikli). Herhangi bir cihazda tutarlı deneyim.	Hibrit (Masaüstü Öncelikli). Tam özellikli masaüstü uygulamaları, daha sınırlı web sürümleri.
Gerçek Zamanlı Ortak Çalışma	Anlık ve sezgisel. Senkronizasyon gecikmeleri olmadan eşzamanlı ve canlı düzenleme için tasarlanmıştır.	Güçlü, ancak genellikle daha yavaş. Masaüstünde ortak yazma, bulutla sağlam bir senkronizasyon gerektirir.
Microsoft Dosya Uyumluluğu	Mükemmel. Microsoft dosyalarını orijinal formatlarında doğrudan Docs, Sheets ve Slides’da açabilir, düzenleyebilir ve kaydedebilirsiniz.	Yerleşik. Tüm Microsoft formatlarıyla mükemmel şekilde uyumludur.
İşbirliği ve Paylaşım	Daha basit, paylaşılan Drive dosyalarına ve anında yorumlara odaklanan bir yapı.	Daha karmaşık, genellikle bireysel dosyalar için OneDrive ve ekip siteleri/yapıları için SharePoint içeren bir yapı.

💡 İçgörü: Google Workspace’te bulut tabanlı ve gerçek zamanlı işbirliği çok daha akıcıdır. Daha küçük ve uzaktan ya da hibrit çalışan ekiplerin hızla adapte olması daha kolaydır. “Farklı Kaydet” özelliğinden kaynaklanan sürüm sorunlarını neredeyse ortadan kaldırır. Küçük ekipler, sürüm çakışmaları veya senkronizasyon gecikmeleri nedeniyle kaybedilen zamanı çoğu zaman hafife alır. Bulut tabanlı araçlar günlük kullanımdaki yükü hafifletir.

2. İletişim ve Toplantılar

“E-posta, sohbet ve video uygulamaları arasında geçiş yaparken çok fazla zaman kaybediyoruz, bu da daha yavaş karar almamıza neden oluyor.”

Her iki platform da kapsamlı e-posta ve video konferans çözümleri sunar, ancak entegrasyon odakları farklıdır.

                                                                                                               

Özellik	Google Workspace (Gmail, Meet, Chat)	Microsoft 365 (Outlook, Teams)
E-posta İstemcisi	Gmail: Temiz, basit ve sektör lideri yapay zeka destekli spam ve oltalama filtrelemesi.	Outlook/Exchange: Özellik açısından zengin, karmaşık klasör kuralları, çevrimdışı erişim ve Windows ortamıyla derinlemesine entegrasyon için en iyisi.
Video Konferans	Google Meet: Basit, sezgisel arayüz, güçlü gürültü engelleme. Daha üst planlarda 500 katılımcıya kadar destekler.	Microsoft Teams: Derinlemesine entegre işbirliği merkezi. 1000 katılımcıya kadar destekler. Daha güçlü web semineri ve etkinlik araçları içerir.
Sohbet/Mesajlaşma	Google Chat: Basit, yerleşik ve Gmail arayüzüne sorunsuz bir şekilde entegre olur.	Microsoft Teams: İletişim, dosya erişimi ve üçüncü parti uygulama entegrasyonu için merkezi sistem.

💡 İçgörü: Google Workspace, Gmail’i iletişimin kalbi haline getiren daha sade ve toparlanmış bir deneyim sunuyor. Microsoft 365 güçlü bir ekosistem sağlıyor ancak yönetimi daha karmaşık ve özellikle e-postayı merkeze alan kullanıcılar için Teams merkezli yapı bazen zorlayıcı olabiliyor. Ayrıca hızlıca bağlam değiştirmeyi seven KOBİ’ler, e posta, sohbet, takvim ve aramaları tek bir akışta topladığı için Meet’i genelde daha kolay benimsiyor.

3. Depolama ve Dosya Yönetimi

“Öngörülebilir fiyatlandırmaya ihtiyacım var, ancak ortak şirket dosyalarımızın depolama alanının tükenmesinden endişeleniyorum.”

Depolama ihtiyaçları, özellikle büyük medya dosyaları ile çalışan KOBİ’ler için, hızla maliyetleri artıran bir faktör haline gelebilir.

                                                                                                               

Özellik	Google Workspace (Drive)	Microsoft 365 (OneDrive/SharePoint)
Business Starter Planı (yaklaşık 6-7$/kullanıcı/ay)	Kullanıcı başına 30 GB havuz depolama	Kullanıcı başına 1 TB OneDrive depolama
Orta Kademe Planlar	Kullanıcı başına 2 TB veya 5 TB havuz depolama	Kullanıcı başına 1 TB OneDrive depolama (Business planlarında limitlidir)
Depolama Modeli	Havuz Depolama: Depolama, kurum genelinde paylaşılır, bu da farklı ihtiyaçları olan kullanıcılar için esneklik sunar.	Kullanıcı Başına Depolama: Her kullanıcıya 1 TB atanır (OneDrive). SharePoint, ayrı, sınırlı kurumsal depolama sunar.

💡 İçgörü: Microsoft 365, başlangıç ve orta kademe planlarında kullanıcı başına daha cömert bir 1 TB sunar. Ancak, Google Workspace’in Standart (2 TB) ve Plus (5 TB) planlarındaki havuz depolama alanı, birkaç yoğun depolama kullanıcısı (örneğin pazarlama, video) ve geri kalanı düşük depolama alanına sahip bir ekip için genellikle daha uygun maliyetlidir. Yalnızca kurumun planını yükseltmeniz gerekir, kullanıcı başına ek depolama eklentileri için ödeme yapmanız gerekmez. Hızla büyüyen ekipler, Microsoft tarafındaki depolama eklentilerine daha fazla ödeme yaparken, Google’ın havuz depolama alanı bu maliyetleri erteler.

4. Güvenlik, Uyumluluk ve Yönetim

“Karmaşık araçları yönetmek için tam zamanlı bir güvenlik uzmanı işe almak zorunda kalmadan temel uyumluluk gereksinimlerini (örn. KVKK) karşılamam gerekiyor.”

Veri güvenliği tüm karar vericiler için koşulsuz bir önceliktir. Her iki platform da güçlü temel koruma sunar, ancak yaklaşımları önemli ölçüde farklıdır.

                                                                                                                                         

Özellik	Google Workspace	Microsoft 365
Güvenlik Felsefesi	Bulut Tabanlı Sadelik. Yapay zeka öncelikli ve yerleşik korumalar, kolaylaştırılmış yönetim.	Kurumsal Düzeyde Derinlik. Daha fazla özelleştirilebilir, Entra ID (eski adıyla Azure AD) ve Defender gibi araçlar aracılığıyla daha derin yapılandırma gerektirir.
Yapay Zeka Tehdit Koruması	E-posta filtrelemesi (spam ve oltalama engelleme) için gelişmiş yapay zeka modelleri. Basitleştirilmiş güvenlik merkezi.	E-posta, uç noktalar ve bulut depolama genelinde Microsoft Defender entegrasyonu. Yüksek düzeyde yapılandırılabilir.
Yönetim Kolaylığı	Özel kurumsal BT personeli olmayan daha küçük ekipler için mükemmel, sade ve kullanımı kolay Yönetici Konsolu.	Tam kontrol için birden çok arayüze (Exchange Yönetici, Entra ID, vb.) aşinalık gerektiren Karmaşık Yönetici Merkezi.
Gelişmiş Özellikler	Vault (eDiscovery, veri saklama), Bağlama Duyarlı Erişim (daha üst planlarda).	Premium/Enterprise planlarında Gelişmiş Tehdit Koruması (ATP), Veri Kaybı Önleme (DLP) ve derin uyumluluk araçları (HIPAA, GDPR).

💡 İçgörü: Google Workspace’e geçtiğiniz anda güvenliği kurmak ve sürdürmek genelde çok daha kolay olur. Bu da KOBİ’ler için güçlü bir avantaj anlamına gelir. Microsoft 365 daha detaylı kurumsal kontroller sunar, ama bu seviyede güvenliği tam anlamıyla kullanmak daha fazla BT bilgisi ve ek yönetim yükü gerektirir.

5. Yapay Zeka Entegrasyonu

“Ekibin üretkenliğini artırmak için yapay zekaya ihtiyacımız var, ancak şirket genelinde kullanıcı başına 30$+ ek ücreti karşılayamayız.”

Yapay zeka, işteki üretkenliği dönüştürüyor ve her iki platform da kendi modellerini ürünlerine derinlemesine entegre ediyor: Google için Gemini ve Microsoft için Copilot.

                                                                                                                                         

Özellik	Google Workspace (Gemini)	Microsoft 365 (Copilot)
Yapay Zeka Modeli	Gemini (Tüm uygulamalarla entegre)	Copilot (Tüm uygulamalarla entegre)
Fiyatlandırma Modeli	Business Standard ve üzeri planlara dahildir (Starter temel özellikleri içerir).	Temel plan fiyatına ek olarak Premium Eklenti (2025’te 30$/kullanıcı/ay).
Temel Fonksiyonlar	E-posta taslağı oluşturma, Docs’u özetleme, Slides oluşturma, Sheets’teki verileri temizleme ve Meet’te not alma.	E-posta taslağı oluşturma, belgeleri özetleme, Excel verilerini analiz etme, PowerPoint sunumları oluşturma, Teams toplantılarını otomatikleştirme.
Temel Farklılaştırıcı	Yapay Zeka, 12-14$/kullanıcı/ay planına dahil edilmiştir ve yapay zeka erişimi için daha iyi maliyet öngörülebilirliği sunar.	Masaüstü uygulamalarının tamamıyla derinlemesine entegre olan gelişmiş yapay zeka gücü sunar, ancak erişim için toplam maliyet önemli ölçüde daha yüksektir.

💡 İçgörü: Google Workspace, yapay zekayı geniş kapsamda ve uygun maliyetlerle benimsemeye odaklanan KOBİ’lere, Microsoft Copilot’taki kullanıcı başına yüksek ücretlerin aksine, Gemini’nin güçlü özelliklerini standart Business abonelikleriyle sunar. Bu da onlara daha üstün bir değer sağlar. Yapay zeka özellikleri arttıkça, fiyat farkı, bütçelerini çok artırmadan şirket çapında otomasyondan yararlanmak isteyen KOBİ’ler için daha da kritik hale gelir.

KOBİ’niz İçin Hangi Platform Uygun? Tek bir “kazanan” yok, ancak ekibinizin önceliklerine göre açık bir en iyi seçim var. Önceliğiniz bunlarsa Google Workspace’i seçin:   Zahmetsiz Gerçek Zamanlı İşbirliği: Ekibiniz uzaktan veya hibrit bir modelde çalışıyor. Dosya sürümü problemleri olmadan birlikte doküman düzenlemek kritik öneme sahip.   Basitlik ve Yönetim Kolaylığı: Az kişiden oluşan ve teknik uzmanlığı olmayan bir BT ekibiniz var. Sezgisel ve kullanmaya başladığınız anda güvenli olan bir altyapıyı tercih ediyorsunuz.   Öngörülebilir Yapay Zeka Fiyatlandırması: Güçlü temel yapay zeka özelliklerini (Gemini) kullanıcı başına yüksek fiyat farkları olmadan, standart planınıza dahil edilmiş şekilde almak istiyorsunuz.   Bulut Tabanlı İş Akışı: Ekibiniz öncelikle bir tarayıcıda çalışıyor ve mobil ya da herhangi bir cihazdan erişim çok önemli. Ekibiniz daha az araç yönetimi ve daha az idari yük arıyorsa, bu seçim hızlıca karşılığını verecektir. Gemini’nin işinizi nasıl hızlandırabileceğini görmek için resmi kılavuzları ve küçük işletmelere özel kaynakları buradan inceleyebilirsiniz. Önceliğiniz bunlarsa Microsoft 365’i seçin:    Gelişmiş Masaüstü Uygulaması Fonksiyonalitesi: Ekibiniz karmaşık Excel makrolarını, gelişmiş Word biçimlendirmesini veya diğer uzman kullanıcı (power user) özelliklerini çok sık kullanıyor.   Kurumsal Düzeyde Derin Windows Entegrasyonu: Mevcut altyapınızda Windows, Exchange ve SharePoint’e yoğun bir şekilde yatırım yapılmış durumda.   Ayrıntılı Güvenlik Kontrolü: Yüksek düzeyde regülasyona tabi bir sektördesiniz ve en ayrıntılı seviyede yapılandırılabilir güvenlik, uyumluluk ve cihaz yönetimi özelliklerine ihtiyacınız var.   Aşinalık: Ekibiniz Outlook ve diğer Microsoft ürünlerine uzun süredir aşina. Bir platform seçmek, basit bir satın alma değil, uzun vadeli stratejik bir karardır. Kartaca’nın uzmanlığı, yalnızca mevcut özellik ihtiyaçlarınızı karşılamakla kalmaz. Aynı zamanda uzun vadeli büyüme ve güvenlik stratejinizle de uyumlu olan platformu seçmenizi sağlar.

Kartaca: Taşıma ve Dönüşüm Ortağınız

Üretkenlik ve işbirliği için kullandığınız altyapıyı değiştirme kararı gözünüzü korkutabilir, ancak bu değişim zahmetli olmak zorunda değil. Kartaca olarak rolümüz, size bir altyapı satmanın çok ötesinde; sertifikalı uzmanlarımızla sorunsuz platform geçişi konusunda da yanınızdayız.

 
• Premier Google Workspace İş Ortağı: Bu ünvan, Google Workspace’i dağıtma, yönetme ve optimize etme konusunda en yüksek düzeyde teknik yeterliliğe ve müşteri başarısına sahip olduğumuz anlamına gelir.
 
• KOBİ Dönüşümünde Uzmanlık: Google Cloud Work Transformation – SMB uzmanlığına sahibiz. Bu uzmanlık, Google Workspace’e geçiş sırasında küçük ve orta ölçekli işletmeler için kesintileri en aza indirme ve adaptasyonu en üst düzeye çıkarma konusundaki kanıtlanmış başarımızı teyit eder.
 
• Kanıtlanmış Taşıma Uzmanlığı: Microsoft 365/Exchange ortamından Google Workspace’e doğrudan geçiş yapan kurumları taşıma konusunda kapsamlı deneyim sahibiyiz. Bugüne kadar eski sistemlerden yüz binlerce kullanıcıyı başarıyla taşıdık. Ekibiniz işlerine odaklanabilsin diye e-posta, takvim, kişiler ve dosya taşıma karmaşıklığını biz üstleniyoruz. Ayrıca, ekiplerin yeni araçlara kademeli olarak adapte olmasını ve kesintilerin önüne geçmek için aşamalı devreye alma planlaması desteği de sağlıyoruz.

Geçişinizin sorunsuz olmasını sağlamak için uygulamalı destek ve uzmanlık sağlıyor, ekibinizin ilk günden itibaren tam olarak eğitimli ve işlevsel olmasını sağlıyoruz.

Farkı Görmeye Hazır mısınız?

Teorik karşılaştırmalarla yetinmeyin. Dünyanın önde gelen bulut tabanlı işbirliği altyapısının işinizi nasıl kolaylaştıracağını ilk elden deneyimleyin.

Bize ulaşın, uzmanlarımızla size özel bir canlı demo planlayalım. Merak ettiğiniz özellikleri ve taşıma stratejilerini keşfedin. Google Workspace’in kurumunuzun iş akışına nasıl uyabileceğini görün.