Google Workspace: Yüksek İnovasyon, Yüksek Verimlilik

Günümüzün aşırı rekabetçi ve sürekli değişen iş ortamında, üretkenlik, iletişim ve işbirliği kurumların başarılı olma yolundaki en önemli adımlarının başında geliyor. Birçok şirket için, departmanlar arası iletişim ve bilgi paylaşımı çabucak bir kabusa dönüşebiliyor; özellikle binlerce çalışanı bünyesinde barındıran çok uluslu şirketler için. İletişim kopuklukları ve operasyonel verimsizlik, çoğu işletmeye maliyet ve zaman kaybı olarak yansıyor.

Geçtiğimiz birkaç yılda çalışma koşulları, pandeminin etkileri ve çalışma ortamlarının hızla dijitalleşmesiyle köklü bir değişim sürecinden geçti. Şirketler piyasa belirsizliğinin yüksek olduğu bu dönemde, değişime nasıl ayak uyduracaklarını yeniden gözden geçirmek zorunda kaldı.

Quadrant Strategies tarafından hazırlanan bir rapora göre, son yıllarda çalışma ortamında iki ana değişim görülüyor:

1) Uzaktan/Hibrit Çalışmanın yaygınlaşması: Pandemi döneminde getirilen sağlık önlemleri nedeniyle çoğu işletme uzaktan/hibrit çalışma modellerini benimsedi. Bu durum çalışanların bir yandan rahatlıkla evinde çalışmasına olanak tanırken, diğer yandan uzaktan çalışmanın mümkün olduğu pozisyonlara olan talebi artırdı. Değişimlerden anlaşıldığı üzere, uzaktan/hibrit çalışma modelleri günümüz çalışma hayatının vazgeçilemeyecek bir parçası haline gelmekte: IDC’nin Dünya Çapında Geleceğe Dönük İş İdame Edilebilirlik ve Harcama Araştırması’na göre, ‘’2022 yılında yapılan anketlere katılan şirket yöneticilerinin yüzde 45’i, uzaktan ve hibrit çalışma modellerinin iş dünyasında kalıcı bir yer edindiğini düşünüyor.”

2) Büyük İstifa Dönemi: 2021 yılında, çalışan sınıfının büyük bir bölümü çeşitli gerekçelerle işlerinden ayrıldı. Özellikle beyaz yakalılar ele alındığında, uzaktan çalışmaya imkan veren modellerde iletişim kopukluğunun çalışanlarda hayal kırıklıklarına neden olduğu gözlendi. Evlerin ofise dönüşmesiyle birlikte, iş-özel hayat dengesinin sağlanması giderek zorlaştı. Artan mental tükenmişlik, birçok ofis çalışanının mesleklerini ve kariyer seçimlerini yeniden düşünmesine neden oldu.

Bu nedenle şirketler, çalışan üretkenliğini ve verimliliğini artıran, inovasyonu destekleyen ve departmanlar arası iletişimi kolaylaştıran etkili yazılımların arayışına hız vermeye başladı.

İşte tam burada Google Workspace devreye giriyor:

Google Workspace, takım çalışması ve operasyonal verimlilikte üstün performans göstermek isteyen işletmeler için yenilikçi çözümler sunarak, günümüz çalışma ortamını ve koşullarını yeniden tanımlıyor.

Bu makalede, Google Workspace’in şirket içi üretkenliği, iletişimi ve verimliliği nasıl artırdığına ve sağladığı bazı ayrıcalıklara daha yakından bakacağız.

1) Dijital Beceri: Kolaylıkla Uyum Sağlama

Bulut, kamu kuruluşlarının hesaplama kaynaklarına, uygulamalara ve verilerine, hantallaşmış şirket içi altyapıların bakımını yapma ve yönetme zahmetine girmeden, online olarak erişmesini sağlar. Kamu kuruluşları, bulut tabanlı hizmetlerden yararlanarak operasyonlarını basitleştirebilir ve altyapı yönetimi ve bakımını bulut servis sağlayıcılarına bırakarak temel işlevlerine odaklanabilir.

Şirketler, her geçen gün daha da dijitalleşen piyasadaki değişiklere ayak uydurabilmek için esnekliğe ve hızlı karar mekanizmasına ihtiyaç duyuyor. Dijital Beceri (Digital Dexterity) tam olarak bu noktada önem kazanıyor: Google’ın tanımına göre, ”dijital beceri, şirketlerin ve çalışanlarının dijital araçları kullanarak hızlı bir şekilde organizasyonel altyapısını ve yönelimlerini değiştirme yeteneğidir. Dijital beceriye sahip şirketler iyi işbirliği yapar, analitik düşünür ve işlerin yapılışını kolaylaştıran yeni teknolojilere hızlı adapte olur. Örnegin, yüksek dijital beceriye sahip organizasyonlar pandemi dönemindeki işe alımlarda, yeni başlayan çalışanların oryantasyon sürecinin ofis ortamından uzaktan çalışma ortamına geçişini hızla ve kolaylıkla gerçekleştirmiştir.”

Dijital beceriye sahip şirketler, piyasada belirsizliğin hüküm sürdüğü zamanlarda daha yönlerini daha iyi tayin edebilir, anlık mesajlaşma, video konferanslar ve online eğitim modülleri gibi dijital araçlarla iş dünyasında daha sağlıklı karar verebilirler.

Ancak halihazırda dijital anlamda zayıf sayılabilecek (özellikle 2010 öncesi kurulan) şirketler için dijital beceri bir bedelle geliyor: Yeni teknolojiye ayak uydurmak oldukça zor olabilir. Bazı şirketler günlük operasyonları ve şirket içi iletişimi için birden fazla yazılım kullanmakta, bu durum çalışanların farklı kaynaklardan gelen bilgileri irdelemesini ve operasyon takibini zorlaşıyor. Diğer şirketler ise değişime direnç göstererek eski ve güvenlik açıklarıyla dolu yazılımlarına sıkıca tutunuyor. Dijital altyapının değişimi ve yeni yazılımlara alışmak, organizasyon piramidinin her seviyesi için zorlu, maliyetli ve zaman alıcı olabiliyor.

Bu nedenle, kullanıcı dostu, hızlı ve güvenli dijital çözümler dijital becerinin sağlanması için büyük önem taşıyor.

Google Workspace araçları, bulut tabanlı altyapısı ile tüm çalışanlar/departmanlar için hızlı, güvenli ve sorunsuz bir uyum süreci sağlıyor. Günümüzde çoğu çalışan hayatlarında Gmail, Calendar, Youtube veya Google Meet gibi Google servislerini ya en az bir kez kullanmıştır, ya da günlük hayatlarında aktif olarak kullanmaktadır. Bu yüzden Google Workspace’e uyum sağlamak her yaştan ve altyapıdan çalışan için son derece kolay. Ayrıca, Google Workspace çok hızlı şekilde entegrasyona olanak veriyor; yeni işe başlayan bir ekip üyesi tek bir Gmail hesabıyla sisteme katılarak yetki verilen her şeye anında erişim sağlayabiliyor. Bu durum, IT departmanı için daha az iş yükü ve kullanıcılar için hızlı uyum sağlama anlamına geliyor.

“Google’a geçeceğimizi duyurduğumuzda, çalışanlardan gelen olumlu tepkiler bizi cesaretlendirdi. Google ile çalışarak, Kasım ayında sadece bir haftasonunda 23.000 kullanıcıyı, 6 ayda ise 28,000 küresel çalışanımızı aktif hale getirdik.” – Mike Crowe, CIO, Colgate-Palmolive

2) Kullanıcı Etkileşiminin Artırılması

Kullanıcı etkileşimi şirketler için ayrı bir sorun teşkil ediyor. Google Workspace tarafından yaptırılan Küresel Hybrid Çalışma Anketi’ne göre, Asya Pasific (APAC) bölgesindeki çalışanların yüzde 60’lık bölümü, sınırlı işbirliği olanaklarının iş hayatında hayal kırıklığı yarattığını belirtiyor. Şirketlerin kullandığı kurum içi yazılım çözümleri ve çok sayıda uygulama, çalışanların etkileşimini önemli ölçüde düşürebilir ve gereksiz karmaşalara neden olabilir.

Google Workspace, ihtiyacınız olan tüm hizmetleri tek bir çatı altında toplayarak şirket içi erişim, iş takibi, yönetim gibi süreçleri kolaylaştırır. Kullanıcılar, dokümanlar üzerinde gerçek zamanlı şekilde birlikte çalışabilir, böylelikle işbirliği ve çalışan etkileşimi artar. Google’ın bulut tabanlı altyapısı, kullanıcıların istedikleri yerden ve cihazdan erişim sağlamasına olanak tanırken, Gmail, Google Chat ve Google Meet gibi iletişim araçları departmanların sinerji içinde çalışmasını sağlar. 3. parti uygulamalarının kolay entegrasyonu ile Workspace, çalışanların tercih ettikleri uygulamaları kullanmalarına imkan vererek etkileşimi ve üretkenliği artırır. Gelişmiş kişiselleştirme özellikleri sayesinde ise, kullanıcıların dijital ortamları üzerindeki hakimiyetini bir üst seviyeye taşır.

3) İnovasyonun Güçlendirilmesi

Bir şirketin inovasyon ruhu, ekip içi iletişim ve birlikte çalışma kolaylığıyla yakından alakalıdır. Ernst & Young’ın belirttiği üzere, liderlik üzerine yapılan araştırmalarda çalışanlar takım içinde ‘seslerini duyurabildiği’ zaman inovasyon potansiyellerinin 3 buçuk kat, işe olan katılımlarının da yüzde 39 arttığı görülüyor. Bu nedenle şirketler, iş yerindeki inovatif ruhu korumak için çalışanların sürekli iletişim halinde olabilecekleri ve takım verimliliğini yükselten yenilikçi çözümlere ihtiyaç duyuyorlar.

Google Workspace, Google Chat, Google Meet, Google Docs, ve Google Sheets gibi iletişim çözümleriyle inovasyon ruhunu güçlendiriyor. Kullanıcılar gerçek zamanlı olarak birlikte projeler üzerinde çalışabilir, beyin fırtınası yapabilir ve bilgi alışverişinde bulunabilirler. Google hizmetlerinin bulut tabanlı oluşu operasyonel esnekliği ve verimliliği artırarak yeni fikirlerin üretilmesi için daha iyi bir altyapı sunar. Gelişmiş özelleştirme/kişiselleştirme seçenekleri ile kullanıcılar kendilerine en uygun çalışma düzenini oluşturabilirler. 3. parti entegrasyonları ile ise çalışanlar yaratıcılığa katkıda bulunan uygulamaları Workspace’e dahil ederek, inovasyonu maksimum seviyeye çıkarabilirler.

4) Maliyetin düşürülmesi

Google Workspace, işletmelerin operasyonel maliyetlerini düşürerek, kar marjlarını en üst seviyeye çıkarmalarına yardımcı oluyor. Google’ın bulut tabanlı çözümleri, sunucu ve benzeri fiziksel donanım yatırımlarını sıfıra indirerek şirketlerin altyapı maliyetlerini minimuma çekmelerine olanak tanırken, kulanılan yazılımlar için ödenen lisans ücretlerini de ortadan kaldırıyor. Bununla birlikte, Google Workspace kullanıcılarının gereksiz maliyetlerini kısmak için, aylık abonelik ve kullanıcı sayısı başına ödeme gibi esnek ödeme seçenekleri sunuyor. Artan iletişim, işbirliği ve verimlilik, operasyonel maliyetin en aza indirilmesine katkı sağlıyor.

5) Zaman Yönetiminin Geliştirilmesi

Zaman yönetimi, bir işletmede yönetim kadrosu için en önemli problemlerden biri olmakla birlikte, operasyonel verimlilik ve üretkenlik ile doğru orantılıdır. 2022’de yapılan bir araştırmaya göre, çalışanların yüzde 82’si zaman yönetimi için herhangi bir araç kullanmadığı gibi, liste hazırlamak, e-postalarını referans göstermek gibi eski tekniklere güvenirken, bazıları ise hiç plan yapmamayı tercih ediyor. Verimsiz zaman yönetimi bireysel motivasyonu ve verimiliği düşürerek, çalışanların tükenme riskinin ve operasyonel maliyetlerin artmasına neden olabiliyor.

Google Workspace çözümleri işler üzerinde harcanan zamanı önemli ölçüde azaltarak takım çalışmasını ve üretkenliği destekliyor.

Google Docs ve Drive gibi araçlar, takımların şirket bilgilerine anında erişim sağlamasına katkıda bulunuyor. Google Calendar çalışanların toplantıları, şirket içi etkinlikleri ve yapılan ajanda değişikliklerinin takibini kolaylaştırmakta. Başka bir zaman yönetimi uygulaması olan Focus time, yüksek odak gereken işlerde bireylerin dikkat dağınıklıklarını elimine etmesini sağlıyor. Snooze ve star gibi Gmail özellikleri ise takımların e-posta trafiğini en aza indirgeyerek, önemli görevlere odaklanmasına yardımcı oluyor.

6) Telefon/ Tablet Seçenekleri

Google Workspace’i Microsoft 365 gibi diğer rakiplerinde ayıran en önemli özelliklerinden biri de çalışanların gündelik işlerini telefon ve tablet gibi cihazlardan rahatlıkla yapabilmesi. Kullanıcılar Google Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides, Contacts, ve Cloud Search gibi uygulamalarla gereken dokümantasyonlara tek bir tık ile ulaşıp gereken değişikleri yapabiliyor. Bununla birlikte Google Chat, Google Meet, ve Google Voice uygulamaları sayesinde departmanlar kendi aralarında veya diğer departmanlarla gerçek zamanlı iletişim kurabilmekte. Google Currents ise, proje takımlarının benzer ilgi/iş alanları bazlı yeni ekipler/forumlar kurmasına imkan sağlıyor.
Google Workspace çözümlerinin telefon ve tablette kullanılabilmesi kullanıcılara esneklik ve erişim kolaylığı sağlamanın yanı sıra, şirket içi iletişimi ve üretkenliği (özellikle hibrit modeller için) artırmakta. Tablet ve telefondan çalışma olanağı aynı zamanda internet olan heryerden katılımı mümkün kıldığı için İK departmanlarının yeni yetenekleri işe almasını kolaylaştırıyor.

7) 3. Parti Uygulamaların Entegrasyonu

Google Workspace, çalışanların günlük operasyonlarda iletişim ve işbirliği için kullandıkları binlerce 3. parti uygulamasının kolay entegrasyonuna olanak tanıyor. Şirketler, halihazırda Google Marketplace’de bulunan uygulamaları entegre edebildikleri gibi, kendi geliştirdikleri uygulamaları Marketplace üzerinde özelden çalışanları ile paylaşabiliyor. Buna ek olarak, Atlassian, Asana, LumApps ve Miro gibi yazılım devleri, geliştirdikleri uygulamalarda daha iyi kullanıcı etkileşimi sağlayabilmek için Google Workspace entegrasyonlarına ağırlık veriyor.

Yazılım geliştirme uzmanları Google Appsheet için geliştirilen Duet AI gibi yapay zeka araçlarını kullanarak, kod yazmaya gerek kalmadan sıfırdan uygulamalar tasarlayabiliyor, Google Workspace içine iş akışları oluşturup SQL veri tabanı, Apigee, REST APIs, ve OData entegrasyonunu sağlayabiliyor. Geçtiğimiz günlerde Google, yazılımcıların Appsheet ile kod yazımı gerektirmeden Google Chat uygulamaları geliştirebileceğini duyurdu. Söz konusu yenilik, kullanıcıların iş akışlarını Google Chat’e entegre edebilmelerini ve konuşma esnasında ihtiyaç duyulan bilgilerin paylaşımını mümkün kılıyor. Bununla birlikte, şirketler halihazırda kullandıkları Asana, PagerDuty veya Zendesk gibi iletişim uygulamalarını ihtiyaçları doğrultusunda rahatça entegre edebiliyorlar.

Ayrıca, önümüzdeki aylarda piyasaya sürülmesi beklenen Google Meet Web Add-ons SDK ile yazılımcılar uygulama geliştirme süreçlerini Google Meet içine taşıyabilecekler. Kullanıcılar sanal toplantılar esnasında başka bir uygulamaya ihtiyaç duymaksızın uygulamalar üzerinde birlikte gerçek zamanlı çalışabilecekler. Atlassian, Figma, Lucid, Miro ve Poly.ai gibi Google iş ortakları ise Google Meet eklentileri geliştirerek Google Meet’in interaktif altyapısını ileriye taşıyorlar.

8) Workspace İçin Önerilen İletişim/İşbirliği Uygulamaları

Google her sene, Google Marketplace’de bulunan ve yenilikçi çözümleriyle Google Workspace deneyimini geliştiren iletişim/işbirliği uygulamalarının yer aldığı bir liste hazırlıyor. Google, uygulamaların Google güvenlik ve entegrasyon standartlarına uygunluğunu anlayabilmek hem kendi içinde, hem de 3. parti siber güvenlik firmaları ile kapsamlı değerlendirmeler yapıyor.

Google’ın bu sene Workspace için önerdiği iletişim/işbirliği uygulamalarından bazılarına birlikte göz atalım;

Copper
Copper Google özellikle Workspace kullanan şirketler için geliştirilmiş bir Müşteri İlişkileri Sistemi (CRM). Copper ile Gmail’deki arşivleri güncelleyebilir, müşterilerinizle olan toplantılarınızı senkronize edip kaydedebilir, Google Sheets üzerindeki dataları analiz edebilir.

Comeen Workplace
Comeen Workplace, şirket içi çalışma gün ve saatlerinin ayarlanabildiği, ofisteki odaların toplantı salonlarının rezerve edilebildiği ve Google Calendar/Google Chat ile misafirlerin karşılanabildiği bir ofis platformu.

Dialpad
Dialpad, Google Workspace entegrasyonu olan, takım ve müşteri iletişimini tek bir çatı altında toplayan yapay zeka destekli bir müşteri bilgi platformu.

DocuSign
DocuSign eSignature, her türlü dokümantasyonu göndermeyi, düzenlemeyi ve imzalamayı sağlayan bir uygulama.

Folgo
Folgo, Google Drive dosyalarının yönetimini kolaylaştıran yenilikçi bir çözüm. Folgo ile içerik kontrolü ve düzenlemeleri yapabilir, toplu olarak dosyaları kopyalayabilir ve farklı kişilere yetki verebilirsiniz.

Lucidchart
Lucidchart, profesyonel görsel ve diyagramların oluşturulabileceği web tabanlı bir diyagram oluşturma aracıdır. Kullanıcılar hızlı ve kolay şekilde sistem, süreç ve operasyonlarını gerçek zamanlı olarak görselleştirebilir.

LumApps
LumApps, şirket çalışanlarının bilgilendirilmesi, işbirliğinin sağlanması ve şirket içi iletişimin artırılması için geliştirilmiş bir bulut tabanlı bir sosyal intranet uygulamasıdır. İK departmanının, yöneticilerin ve iletişim ekiplerinin Google Workspace içeriklerini paylaşmalarında kolaylıklar sağlar

JumpCloud
JumpCloud, gelişmiş giriş seçenekleri ve aygıtlar arası kullanım özellikleri ile basitleştirilmiş bir siber güvenlik girişimi. Jumcloud kullanıcılara bulut üzerinden güvenli yönetim, yetkilendirme ve atama imkanları tanıyor.

Mailmeteor
Mailmeteor, kişiselleştirimiş epostaların Gmail üzerinden toplu şekilde gönderilmesine, sonuçların analiz edilebilmesi ve belirli epostalara kolayca ve hızlıca dönüş yapılmasına imkan tanıyan bir ugulama.

Miro
Miro, takımların inovasyonu için özel olarak tasarlanmış bir çözüm. Miro ile takım toplantıları düzenleyebilir, çeşitli araçlar ve şablonlar ile takım çalışmasını bir sonraki seviyeye çıkarabilirsiniz.

RingCentral
RingCentral, şirketlerin telefon sistemlerini, takım mesajlaşmalarını ve video toplantılarını tek platformda birleştiren bulut tabanlı bir uygulamadır. Şirketler için toplantı düzenlemeyi, dosya göndermeyi ve istenilen kişilere telefon veya SMS ile ulaşmayı basitleştiriyor.

Sheetgo
Sheetgo, Google Sheets verilerinin transferini mümkün hale getiren ve veri yönetimine yenilikçi çözümler sunarak zamandan ve maliyetten tasarruf edilmesini sağlayan bir servis.

Supermetrics
Supermetrics, pazarlama platformlarından çekilen verilerin direkt olarak Google Sheets, Data Studio, ve BigQuery gibi Google raporlama araçlarına transfer edilmesini sağlayan bir servis.

YAMM
YAMM, Gmail’de kişiselleştirdiğiniz epostaları çok sayıda kişiye gönderip sonuçları gerçek zamanlı olarak takip etmeyi mümkün kılan yenilikçi bir çözüm.

Diğer uygulamaları keşfetmek ve daha fazla bilgi almak için: Google Workspace Marketplace

⭐⭐⭐

Kartaca olarak, en iyi proje yöneticilerini, mühendisleri ve sistem mimarlarını bir araya getirerek, müşterilerimize mükemmel çözümler sunuyoruz. Ekibimizi Google Workspace araçları ve kullanım senaryoları hakkında kapsamlı bir şekilde eğitiyor ve teknik becerilerini düzenli olarak teyit ediyoruz. Kartaca ve Google Workspace’in şirketinize ve operasyonlarınıza katabileceği değer hakkında daha fazla bilgi almak için, lütfen bu sayfayı inceleyin ve bize ulaşın.

Kartaca, bir Google Workspace Premier İş Ortağıdır.