KOBİ’ler İçin Hayatta Kalma Rehberi: Google Workspace İş Ortağınızı Seçerken Sormanız Gereken 7 Temel Soru

KOBİ’ler için teknoloji ve araç seçimi nadiren yalnızca özelliklerle ilgili bir karardır. Hayatta kalma, nakit akışı ve çeviklik çoğu zaman birincil öncelikleridir. Özel BT departmanlarına sahip büyük işletmelerin aksine, Google Workspace iş ortağınız yalnızca bir tedarikçi değil, aynı zamanda dış kaynaklı BT omurganızı oluşturur. Yanlış bir seçim; boşa harcanan bütçe, güvenlik açıkları ve zaman kaybı anlamına gelir.

Kartaca olarak, temel sorunlarınızın maliyet optimizasyonu, kesintisiz güvenilirlik ve kurumsal düzeyde kurulum karmaşasına girmeden güvenlik riskini azaltma ekseninde döndüğünü biliyoruz. Bu yazıda, doğru uzmanlığa ve katma değere ulaşmanız için her potansiyel Google Workspace iş ortağına sorulması gereken yedi kilit soruyu ele alacağız.

1. Resmi Google Workspace İş Ortaklığı Seviyeniz Nedir ve Bu Bütçeme Nasıl Katkı Sağlar?

İlk doğrulama katmanı resmi tanınmadır. Google Cloud iş ortaklarını Üye, İş Ortağı ve Premier İş Ortağı gibi seviyelere ayırır. Bu seviyelerden Premier İş Ortağı, en yüksek yetkinlik ve bağlılığı temsil eder.

Bir Premier İş Ortağı, yüksek performansını, müşteri başarısını ve derin teknik uzmanlığını kanıtlamıştır. Bu iş ortakları çoğu zaman Google kaynaklarına ve erken aşamadaki ürün yol haritalarına doğrudan erişime sahiptir (örneğin yeni gelecek Gemini for Workspace özellikleri).

Seviyenin ötesinde, uzmanlıklara (Specializations) dikkat edin. Uzmanlık, bir Google Cloud iş ortağının belirli bir çözüm alanında elde edebileceği en yüksek teknik yetkinlik unvanıdır. Bir KOBİ Google Workspace projesi için en kritik uzmanlık “Work Transformation – SMB”’dir. Bu uzmanlık, bir iş ortağının KOBİ’lere Google Workspace kapsamında yönetişim, teknik, insan, süreç ve destek gibi farklı proje iş akışlarında hizmet sunmadaki yetkinliğini ve iş dönüşümünde üst düzey çözümler üretme uzmanlığını kanıtlar.

Herhangi bir iş ortağının mevcut durumunu Google Cloud Partner Directory sayfasından kontrol edebilirsiniz.

2. Şifrelerin Ötesindeki Temel Güvenlik Özelliklerini Uygulama Yaklaşımınız Nedir?

KOBİ’ler genellikle güvenlik önlemlerinin yetersiz olduğu düşüncesiyle hedef alınır. İş ortağınız varsayılan ayarları olduğu gibi bırakan basit bir tedarikçi değil, güvenlik alanında bir uzman olmalıdır.

Küçük işletmeler için hazırlanmış resmi Google Workspace güvenlik kontrol listesini baz alarak somut planlarını talep edin. Özellikle şu konularda taahhüt vermeleri gerekir:

• 2 Adımlı Doğrulama (2SV): Tüm yönetici ve kritik kullanıcı hesaplarında fiziksel anahtarlar veya güçlü uygulama tabanlı yöntemlerle 2SV uygulanması.
• Veri Paylaşım Kontrolleri: Bağlantı Paylaşımı ve Harici Paylaşım Uyarıları gibi ayarların yapılandırılması ve böylece Drive kullanan büyüyen ekiplerde sık görülen kazara veri sızıntılarının engellenmesi.
• Oltalama (Phishing) Koruması: Gmail’in gelişmiş mesaj taraması ve oltalama filtrelerinin nasıl yapılandırılacağını açıklamaları.

3. Mevcut Sistemimden Sıfır Kesintiyle Veri Geçişini Nasıl Garanti Ediyorsunuz?

Geçiş işlemi, en büyük operasyonel risk kaynağıdır. Her an e-posta ve dosya erişimine bağımlı olan küçük bir işletme için herhangi bir kesinti, bütçeyi zorlar ve müşteri memnuniyetini olumsuz etkiler.

Bir KOBİ için başarılı bir geçiş, yeni haftaya kaldığı yerden başlamaktır.

• Riski Azaltma: Tüm verilerin (e-postalar, takvim kayıtları, kişiler, bulut sürücü dosyaları) aşamalı olarak taşınması için net bir plan sunmalı ve nihai geçişin tek bir hafta sonunda minimum kesintiyle gerçekleşmesini sağlamaları gerekir.
• Kullanıcı Hazırlığı: İş ortağı hem teknik süreçleri yönetmeli hem de ekibinize geçişi sorunsuz şekilde yapabilmek için gereken basit ve net kullanıcı yönlendirmelerini sunmalıdır.

4. İş Beyanı (SoW) Sunabilir misiniz?

Öngörülemeyen proje tamamlama süreleri bir KOBİ’nin bütçesini ciddi şekilde sarsabilir. Herhangi bir projeye başlamadan önce kapsamın netleştirilmesi şarttır.

Lisanslama, X kullanıcı/verisinin taşınması, ilk güvenlik kurulumu ve temel son kullanıcı eğitimi gibi tüm çıktıları açıkça tanımlayan bir İş Beyanı (SoW) talep edin. Ayrıca hiçbir şeyin kapsam dışında kalmaması için, bu belgenin mutlaka zaman çizelgelerini ve kabul kriterlerini de içerdiğinden emin olun.

5. Uygulama Sonrası Standart Destek Hizmetleriniz ve Seviyeleri Nelerdir?

Ekibinizin küçük sorunlar yüzünden yaşadığı sıkıntılar (bir kullanıcının giriş yapamaması, e-posta sorunu) size zaman ve odak kaybettirir. 7/24 dahili bir BT ekibiniz olmadığından iş ortağınız sizin için kritik bir yardım masası işlevi görür.

• Erişilebilirlik: Destek saatleri nedir, kritik P1 sorunları için Hizmet Seviyesi Sözleşmesinde (SLA) belirtilen garantili yanıt süresi nedir?
• Yöneticinin Yükünü Azaltma: Gerçek bir iş ortağı lisanslama, faturalandırma ve desteği tek bir noktada birleştirir, böylece temel yönetim sorunları için Google’ın genel destek ekibiyle sizin uğraşmanız gerekmez.

6. Ekibimizi İşbirliği ve Yapay Zeka Araçlarını Gerçekten Etkin Kullanmaları İçin Nasıl Eğiteceksiniz?

Google Workspace’in getirdiği gerçek değer, yalnızca Gmail’de değil, Docs ve Sheets gibi üretkenlik araçlarında ve Gemini for Workspace gibi entegre yapay zeka özelliklerinde ortaya çıkar. Şirket genelinde benimsenmesi ve etkin şekilde kullanılması kritiktir.

• Yatırım Getirisi Odaklılık: Hızlı şekilde eğitim alarak, üretkenliği artırmaya odaklanmak istersiniz. Genel özellik tanıtımlarının yerine role özgü atölye çalışmaları (örneğin, “Satış Ekibimizin Müşteri E-postalarını Özetlemek İçin Google Chat ve Gemini’yi Kullanmasının 3 Yolu”) örnekleri isteyin.
• Değişim Yönetimi: Ekibinizin eski alışkanlıklardan (örneğin, e-postaya dosya eklemek) yeni, işbirliğine dayalı iş akışlarına (Docs’ta eş zamanlı düzenleme gibi) geçmesine yardımcı olacak basit bir geçiş planı olmalıdır.

7. Yapay Zeka, Otomasyon ve Düşük Kod Araçlarını İşimi Modernize Etmek İçin Nasıl Kullanacaksınız?

Bir KOBİ için en büyük rekabet avantajı, şirket içi süreçleri otomatikleştirmek ve zaman kazandıran yapay zeka tabanlı içgörülerden faydalanmaktır. İş ortağınız bu araçları birleştirerek size kurumsal düzeyde bir karmaşıklık yaratmadan avantaj sağlamayı bilmelidir.

Stratejik bir iş ortağı, üretkenliği hızlandıran temel araçlarda uzmanlık gösterecektir:

• Üretken Yapay Zeka (Gemini): Ekibinize Gemini for Workspace’in nasıl kullanacaklarını ve uzun e-posta zincirlerini özetlemek, profesyonel yanıtlar hazırlamak ve hızlı istemlerle içerik üretmek gibi görevlerde nasıl üretkenlik artışı sağlayabileceklerini açıklamaları gerekir.
• Bilgi Yönetimi (NotebookLM): İşiniz şirket içi dokümanlara, araştırmalara veya eğitim materyallerine dayanıyorsa, NotebookLM gibi araçlarla mevcut bilgi tabanınızdan nasıl anında çıkarım, sentez ve yanıt oluşturabileceğinizi göstermeleri gerekir.
• İş Süreci Otomasyonu (AppSheet): İş ortağınızdan envanter takibi, basit onaylar veya saha verisi toplama gibi en önemli darboğazlardan birini belirlemesini talep edin. Ardından Sheets ve Drive ile entegre çalışan AppSheet‘i kullanarak nasıl bir çözüm oluşturacaklarını açıklasınlar.
• Geleceğe Hazırlık: İş ortağınızın sadece mevcut e-posta ihtiyaçlarınızı değil, geleceğinizi de öngördüğünden ve büyümeniz için tüm Google Cloud ekosisteminden yararlanmanıza yardımcı olacağından emin olun.

Karar Verirken Fiyata Değil, İş Ortaklığına Odaklanın

KOBİ’ler için en düşük fiyatlı teklif, çoğu zaman uzun vadede istikrarsızlık ve uzman desteği eksikliği nedeniyle en yüksek maliyeti yaratır. Bu yedi soruyu kullanarak genel servis sağlayıcıları eleyin ve Kartaca gibi, işletmenizi rekabetçi bir varlık olarak gören ve size özel, uzman bir BT ekibi olmaya hazır bir iş ortağı bulun.

Sadece lisans değil, sonuç garantisi sunan bir iş ortağı bulmaya hazır mısınız? Tanışma görüşmesi planlamak için bize ulaşın.