Siloları Yıkmak ve Veri Bütünlüğü

“Veri silosu” bir kurumdaki bazı grup veya gruplarca erişilebilen, ama aynı kurumdaki diğer kişiler tarafından kolayca veya tamamen erişilemeyen, bir veri grubu olarak tanımlanabilir. Bu anlamda çiftçilerin farklı tahıl ürünlerini depoladığı silo veya ambarlara benzetilebilir.

Organizasyonlardaki İK, Finans, Satış vb. gibi farklı departmanlarda genellikle operasyonel olarak farklı bilgi setlerine ihtiyaç duyulduğu için, bu departmanlar verilerini çoğunlukla “veri siloları” olarak adlandırılan birbirinden ayrı yerlerde saklama eğilimindedir. Veri varlıklarının miktarındaki ve çeşitliliğindeki artışla birlikte, veri siloları sürekli olarak genişleyerek departmanlar arasında bilgi paylaşımı ve işbirliği önünde engeller yaratır. Ayrıca, çeşitli departmanların verileri birbiriyle çakışarak, tutarsızlıklara ve genel olarak düşük veri kalitesine neden olur. Yanlış yapılandırılmış veriler, konsolide raporlarda hatalara neden olabilir ve veriye dayalı olarak gerçek zamanlı karar vermeyi engelleyebilir.

McKinsey & Company’nin yaptığı bir araştırma, silolar ve şirket performansı arasındaki negatif korelasyonu ve siloların ekonomik anlamdaki aşındırıcı etkisini açıkça göstermektedir. Bir şirkette silolaşma zihniyeti ve buna yönelik davranışlar arttıkça, ekonomik performans düşer. Aynı araştırma ayrıca, “Silolarda çalışmak sınırlı bakış açısına, kabileciliğe ve zayıf kurumsal performansa neden olabilir” diyor. Veri silolarını yıkmadan dijital dönüşüm sürecini başlatan herhangi bir işletme, büyük olasılıkla veri odaklı olma fırsatını kaçıracaktır.

Bu yazıda, silo etkisini aşmak ve genel verimliliği artırmak için bazı yaygın sorunları ve kanıtlanmış yöntemleri inceleyeceğiz.

1) Mevcut ekip yapılarını ve performans metriklerini gözden geçirin

McKinsey & Company’nin “Making collaboration across functions a reality” (Fonksiyonlar arası işbirliğini gerçeğe dönüştürmek) makalesinde belirtildiği gibi, pek çok işletme sınırlı gereksinimler etrafında tasarlanmış rollerle süreçlerin ve bilgilerin sahipliğini bölerek verilerini roller etrafında silolar halinde tutmuştur. Bu parçalı yapı, iş birimleri arasındaki işbirliğini kısıtlayan şirket içi karmaşıklıklara yol açmaktadır. Buna ek olarak, geleneksel metodolojileri kullanan şirketler, iş birimlerindeki süreçleri revize etme talepleri ile yöneticilerine aşırı yük bindirmekte, ya da tam tersine, kendi fonksiyonları içinde dar bir odak noktasına sahip olmalarına neden olmaktadır.

2) Rolleri ve süreçleri yeniden düşünün

Farklı disiplinlerden kişilerden oluşan ekipler, yalnızca günlük ve haftalık görevleri birlikte yürütmekle kalmamalı, aynı zamanda birbirlerinin yaşadığı zorluklarla, beceri setleriyle ve ortak hedeflerle gerçekten empati kurmalıdır.

Uçtan Uca Operasyon Modeli | Kaynak: McKinsey & Company

3) Dönüşüme sahip çıkın ve değişim liderleri belirleyin

Başkalarını değişimin gerekli olduğuna ikna etmek ve alışkanlıkları değiştirmek yoğun bir çaba gerektirebilir. Kişiler yeni sistemi beğenmezlerse, hemen benimsemeyeceklerdir; dönüşümün duygusal bir yanı vardır.

Yönetim ekibi, bu dönüşüme olan bağlılığını ve kararlılığını göstermek için dönüşüm liderlerinden oluşan bir ekip kurabilir. Dönüşüm liderlerinin, veri paylaşımı ve veri bütünlüğünün faydalarını, düşük veri kalitesinin yol açtığı sorunları ve bunun rekabet avantajlarına nasıl zarar verdiğini etkin bir şekilde anlatarak, kültürel direnci önlemeye ve daha yumuşak bir geçiş sağlanmasına destek olacaktır. Yönetim bu süreçte bölümler arası rekabetten kaçınmalı ve şirket çapında işbirliği ve iletişimle ilgili beklentilerini açıkça belirtmelidir.

Siloyu kırmanın bir yolu da, yatay entegrasyonu sürdürebilen güçlü “süreç destekçileri” veya “küresel süreç sahipleri” belirlemektir. Alternatif olarak, CEO, COO veya CFO’dan yetki alan kıdemli bir lider, fonksiyonlardan işler alarak bağımsız birimler oluşturabilir.

4) Organizasyon genelinde standartlaşmış bir model geliştirin

Herkesin bir kurumdaki her veriye erişemeyeceği (ve erişmesi gerekmediği), veri mevzuatları ve gizlilik politikaları nedeniyle, anlaşılabilir bir durumdur. Ancak farklı departmanlar ayrı ayrı araç ve modellerle çalıştığında büyüyen veri siloları kaçınılmazdır. Tüm işletme için standartlaştırılmış bir veri modeli, politikalar ve kontroller benimsemek, siloların oluşmamasına yardımcı olabilir.

Bunu yapmak için yöneticiler, her departmanın kullandığı farklı veri depolama ve yönetim sistemlerini, verilerin nasıl toplandığını ve kullanıldığını ve diğer ekiplerin bu verilere erişiminin uygun olup olmadığını değerlendirmelidir. Verileri konsolide etmekle ilgili gereksinimleri anlamak için mevcut veri sistemlerindeki zorluklarını belirlemek de önemlidir.

Son yıllarda, verinin kullanım alanları ve önemi artarken, veri kullanımının yaygın olarak benimsenmesinin önündeki çeşitli engeller nedeniyle kabulü ve etkisi kısıtlanmıştır. Deloitte tarafından yapılan bir ankete katılanların %31’i şirket verilerinin kullanılabilir durumda ancak fonksiyonel veya süreçsel silolarda olduğunu, entegre olmadığını ve üst düzey yöneticilerin veri yönetimi konusunu gündeme almadığını belirtmiştir.

Departmanlar ayrı çalışsalar da, aynı zamanda birbirlerine bağlı olduklarını ve ortak bir hedef için var olduklarını akıllarında tutmaları gerekir. Satış departmanına ait bazı veriler idari departmanların raporları için gerekli olabildiği gibi, finans departmanının bazı verilerine de iç denetim ekibi ihtiyaç duyabilir.

Veri silolarının neden olduğu bir diğer sorun müşteri memnuniyeti seviyelerinde görülebilir. Günümüzün müşteri odaklı piyasa koşullarında, işletmelerin büyümeyi sürdürmek için öncelikle müşterilerini gerçekten anlamaları gerekir. Bu, yalnızca müşteri verilerini merkezileştirerek ve bütünleşik şekilde görüntüleyerek mümkün olur.

5) Verilerinizi demokratikleştirmek için bir bulut sistemden faydalanın

Kurumlar genellikle o andaki ihtiyaçlarını karşılayacak aracı bularak tek seferlik kullanır, fakat bu araçlar genellikle kurumun değişen ihtiyaçlarını karşılayacak kadar çevik değildir. Yeni kullanım alanları ortaya çıktıkça veri ortamı değişir, ekipler büyür ve gereksinimler değişir.

Birçok kurum, kullandıkları eski ve köhne sistemler nedeniyle istemeden silolara itilir. Departmanlar, verileri farklı tür ve formatlarda depolayan ve yöneten Excel dosyası, muhasebe yazılımı, CRM araçları gibi teknoloji çözümleri ve araçları kullandığında, verileri başka bir departmandaki paydaşlarla paylaşmak veya büyük resmi görmek için birleştirmek çok zor olabilir.

Doğru teknoloji seçimi, birlikte çalışmayı hızlandıracaktır. Uygun şekilde kurulduğunda, teknoloji veriye dayalı bir kültürü kolaylaştırır. İşletmeler, işbirliğini ve iletişimi kolaylaştıran bir veri ortamına ihtiyaç duyar.

Siloları yok etmenin en etkili yolu, tüm veri türlerini ve formatlarını konsolide ederek ve gizlilik ve güvenlik için farklı erişim seviyeleri sunarak, tüm kurumsal verileri bulut tabanlı bir merkezi veri havuzunda (veri ambarı veya veri gölü gibi) toplamaktır.

Bonus: Ekibinizi eğitin ve yeni araçların kullanıldığından emin olun

Forrester raporuna göre, CDO’ların yeni bir veri programını uygulamaya çalışırken karşılaştığı en yaygın zorluklar, değişime direnç ve benimsemedeki yavaşlıktır. Çalışanlar genellikle yeni araçları ve süreçleri şüpheyle karşılar ve en son teknoloji olsa bile kullanımını zor bulabilirler. Unutmayın ki; elinizdeki teknoloji ne kadar yeni ve gelişmiş olursa olsun, kullanımı yalnızca çalışanlarınızın kabuluyle sınırlı kalacaktır.

⭐⭐⭐

Kartaca’nın 10+ yıllık deneyimi ile verilerinizin potansiyelini ortaya çıkarmak ve yeniliğe öncülük etmek için bu sayfaya göz atın ve bize ulaşın.

Kartaca, onaylanmış “Cloud Migration” ve “Data Analytics” uzmanlıklarına sahip bir Google Cloud Premier İş Ortağıdır.